Gestionar un speaker en un evento siempre es complicado. Un speaker tiene orgullo, está nervioso en el escenario y por tanto muy sensible a la hora de exponerse; quiere hablar (sin siempre preocuparse de lo que el público quiere escuchar), y es muy complicado decirle que tiene solo 15 minutos, cortarles si se extiende demasiado o decirle que su powerpoint no es la mejor forma de comunicar. Pero… ¿si el speaker es un directivo de tu empresa? Pues más difícil aún. Es un tema que tratamos en el último EMA-talk, este formato de charla participativa, donde una veintena de personas en Madrid (29 de mayo, Hotel Vincci Soma) y en Barcelona (30 de mayo, Hotel Porta Fira) compartieron sus experiencias. Te traemos el ‘best of’ de esta conversación, confirmando el valor de la inteligencia colectiva.
             
Definir formatos más interactivos de sesiones. ¿Tienes ponentes no necesariamente carismáticos o buenos comunicadores? ¿Qué pueden volverse nerviosos o enrollarse? UN formato de diálogo, panel con un moderador que hace preguntas, da ritmo y controla el tiempo es un gran recurso, que muchas empresas utilizan. Además transmite cercanía, informalidad, quita dramatismo a la comunicación.
             
Que no sea demasiado cómodo para que el speaker se “enrolle”. Un atril da al ponente una base que reduce la calidad de su lenguaje corporal (ya no utiliza su cuerpo), pero también permite que el ponente esté muy cómodo hablando mucho tiempo. Así que… ¡dos motivos para quitar el atril!
             
Conocer y utilizar la ciencia. El evento manager tiene que conocer las claves de la comunicación. Por ejemplo el tiempo de atención del cerebro humano, estimado a 18 mins (¿de dónde crees que viene la duración de las charlas TED?). O la importancia de la primera impresión y del primer minuto (así que testear el micro, decir que serás breve y lanzarte en grandes agradecimientos no es la mejor forma de crear una impresión wow! al inicio de la charla). O la importancia de tener un PPT ligero y visual (somos criaturas visuales). Pero hay mucha más ciencia, que el event manager desarrolla para consolidar su autoridad cuando tiene que decir a su director que un discurso de 45 minutos es un reto para el cerebro de sus empleados, por muy inteligentes que estos sean.
             
Tener un programa de formación de portavoces… ¡y venderlo! Algunos event managers lo ven como un insulto para un directivo… pero otras lo han “glorificado” internamente, y lo presentan como un regalo, algo para todos y no solo los malos comunicadores, un punto esencial para el desarrollo profesional de cualquiera. Con un buen branding interno, este tipo de programas pueden funcionar muy bien. Y varios miembros de la EMA destacaron que llevan años con este tipo de programas y que ha subido mucho el nivel de calidad de comunicación.
             
Definir una política interna, unas reglas de comunicación. En una empresa, no puede cada uno comunicar como quiera, tiene que haber códigos. ¿Por qué no defines una serie de códigos, normas? Por ejemplo ninguna página de ppt llena de bullet points, sino páginas muy gráficas o con sencillas palabras de conceptos como soportes de la argumentación, nunca más de 20 o 30 minutos unilaterales, etc.
             
Recordar el coste de la sesión. El tiempo es oro. En una sesión para 200 personas, un minuto supone 200 minutos de valioso tiempo de los asistentes. Optimizar el tiempo es puro sentido común económico.
             
Utilizar explicaciones de las claves de la buena comunicación. TED ha creado un conocimiento metodológico de primer nivel sobre las claves de la comunicación en vivo. Proponer a todos los ponentes mirar estos vídeos y aplicar sus conocimientos (comunicación visual, storytelling, importancia del ensayo previo, simplicidad de los mensajes) puede ayudar a que los ponentes se den cuenta de que su powerpoint lleno de palabras y sus explicaciones técnicas no alcanzarán a los asistentes, y ofrezcan mejores sesiones.
             
Centrar los mensajes. Muchas presentaciones contienen demasiados conceptos, y es evidente que los asistentes recordarán unos pocos mensajes. Pedir que cada sesión se centre en comunicar tres mensajes (los famosos “take-aways”), preguntar cuáles son estos mensajes e incluir métodos para medir su efectividad (sondeo de final de sesiones por ejemplo), ayudan a que el ponente se dé cuenta de que lo importante no es todo lo que quiere decir, sino la calidad de comunicación de estos mensajes (formulación del mensaje, demostración con argumentos o datos, ejemplos para ilustrar) permite evitar la sesión de una hora y 90 slides.
             
Nada de esto es fácil. Es importante ponerle ciencia y metodología para ser convincente, y presentar estas reglas como puntos de política que se aplican a todos, más que como una petición específica a un speaker que se sentirá juzgado. No olvides que tu papel como event manager es ayudar a comunicar mejor, no gestionar los egos de los directivos.  
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