¿Y si bajamos la persiana? ¿Y si abrimos la cortina? ¿Qué te parece si encendemos la luz en el medio y apagamos los laterales? ¿O quizás al revés? La guerra contra la iluminación en reuniones ha conseguido sacarnos de quicio durante décadas en el sector, pero ya nos hemos cansado de la batalla y estamos decididos a encontrar soluciones. Aquí tienes algunas pautas a seguir para salir airoso de esta gran lucha contra la luz y sus consecuencias.
             
La iluminación juega un papel esencial en nuestro bienestar
             
Somos conscientes de que el tipo de iluminación en cualquier entorno nos afecta: cansancio, productividad, estado de ánimo… Todos hemos necesitado apagar la luz algún día por un terrible dolor de cabeza, o encenderla con potencia para no cansar nuestra vista. Por ello, elegir una iluminación adecuada para cualquier reunión, que encuentre el equilibrio perfecto entre la luz natural y la artificial, no debe ser un proceso aleatorio. La creencia de que la luz natural será siempre la opción ideal emerge de nuestro lado más animal: nos aporta vitamina D, es esencial para ciertos procesos biológicos, regula nuestro ritmo circadiano, previene enfermedades como la depresión o el estrés y reduce problemas de déficit de atención (entre otros muchos beneficios, como la reducción del consumo energético). Si queremos bienestar en nuestros asistentes, buscar la luz solar en todo momento es la vía más rápida.
             

             
Sin embargo, lo cierto es que la iluminación natural también puede perjudicar nuestra reunión de muchas formas: Afecta a la calidad de las proyecciones (reduce su nitidez), puede reflejarse de forma no planeada en superficies decorativas (alterando el aspecto de la sala), rebaja la fuerza de la iluminación artificial que pueda haber en la sala y tiene un claro impacto en la temperatura ambiental de cualquier espacio. Ante esto, lo que los profesionales de eventos debemos hacer es buscar el balance perfecto entre ambas opciones, sin reducir el bienestar o confort de los asistentes y sin perjudicar el rendimiento óptimo de otros elementos en el espacio.
             
Cómo evitar o conseguir luz
             
Por mucho que queramos reducir el consumo energético, en ocasiones es necesario evitar la luz natural para evitar que su exceso impida contemplar una proyección, o para crear el impacto visual que queremos. En estos casos, realizar los coffee breaks en horas del día donde la luz natural es excesiva en cada sala puede ser una gran solución, ya que nos permitirá proteger el bienestar de los asistentes sin frenar el ritmo de un evento. También podemos optar por un gran número de cortinas o estores de menor dimensión (en lugar de una gran cortina que cubra todo un lateral de la sala), que nos permitirá seccionar el espacio y mantener la luz natural en zonas de la sala donde no perjudique a otros elementos.
             
Por otro lado, los casos donde la iluminación natural es pobre son más frecuentes hoy en día (conocemos algunos espacios que incluso evitan mostrar salas inferiores de los que disponen porque dudan de su potencial para reuniones). Parece irremediable, pero ya existen sistemas de iluminación artificial que se acercan a las intensidades de la luz natural y crean una sensación de confort muy similar, como los sistemas de iluminación led con variación de temperatura de 2.700K a 4.000K, que permiten elegir el tipo de iluminación para cada fase de una reunión o según el tipo de montaje y objetivos del evento. Una luz más cálida para actividades de grupo o momentos informales; más eléctrica para aquellos momentos de la reunión donde la información que se presenta requiere atención y análisis.
             
Otra forma de suplir la ausencia de luz es utilizar colores claros y neutros en salas localizadas en niveles inferiores, que complementados con barras de led o focos localizados estratégicamente, crearán un ambiente totalmente distinto al original (por no mencionar que la iluminación led reduce las emisiones y consumos energéticos). Además, este tipo de iluminación LED se puede customizar con un sistema de RGB dimerizado para tematizar las salas. Pero lo verdaderamente impactante sobre estos sistemas es que el control se puede realizar desde una APP instalada en el móvil, lo que hace que la adaptabilidad del espacio a cada momento de la reunión sea óptima (además de increíblemente ágil).
             
La iluminación es decoración
             
Al mismo tiempo que suplimos alguna carencia del espacio, jugar con la iluminación nos permite complementar la decoración de una forma original y en muchos casos más eficiente tanto económica como energéticamente. ¿Cuántos roll-ups y foams personalizados nos ahorraríamos si toda nuestra señalética y cartelería la convirtiésemos en proyecciones? Podemos llenar de luz un espacio oscuro a la vez que maximizamos la funcionalidad de cada elemento. Personalizar una sala con logos del cliente proyectados puede ser también otra forma de aprovechar el uso de una iluminación artificial.
             
Otro caso que nos llama la atención lo vimos cuando una farmacéutica utilizó foams blancos complementados con luces led blancas para crear una sensación de energía y dinamismo en una reunión que comenzaba en plena noche… Lo de ver el cielo negro mientras accedes a la sala podría haber sido una gran desventaja, pero se consiguió con esta luz dar la vuelta a la situación e impactar a unos asistentes que parecían entrar en la sala a las 3 de la tarde de un día de agosto. Y si queremos exprimir la funcionalidad de la iluminación aún más, podemos optar por sistemas interactivos, que cambian de color según la temperatura. Una taza que se ilumina de color rojo al echarle café caliente puede hacer que la iluminación también juegue un papel fundamental en la conexión con los asistentes y su impresión de la marca tras la reunión. Si este sistema de iluminación además lo utilizas en el resto de elementos de la sala, se crea una sensación de unidad y cohesión en el entorno que permite integrar elementos que sin esta solución sería casi imposible combinar.
             
Parece que la lista de opciones es infinita, ¿verdad? Aprovecha el potencial de tus espacios jugando con la luz de forma estratégica en tus reuniones, teniendo siempre en cuenta el bienestar de los asistentes y la eficacia del encuentro.
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