¿Qué motiva a los integrantes de la EMA a la hora de reunirnos? La respuesta es fácil; aprender y compartir. En las sesiones de la EMA intervienen ponentes muy interesantes (especialmente en nuestro evento anual EMAgic). Escucharles es sin duda enriquecedor,  pero hemos descubierto que el posterior coloquio, campfire, es un formato que funciona muy bien y añade mucho valor a la ponencia. Se trata de algo como una ‘charla alrededor del fuego’, que nos recuerda a aquellos campamentos de verano, sin guitarra pero con mentalidad muy abierta. Y así es como los miembros de la EMA debatieron en Barcelona y Madrid en esta ocasión sobre la digitalización en eventos, compartiendo ideas y experiencias.


             
El primer reto de esta sesión de los EMA-Talks fue definir el marco. ¿Qué es la digitalización en eventos? Puesto que lo digital lo invade todo, resulta complicado definir exactamente dónde empezaba y acababa la discusión. Para simplificar y categorizar, se habló de estas dimensiones.
             
Conceptos y Herramientas
             
Streaming o como extender tu evento de forma virtual.
             
El streaming (durante el evento, o difusión post) está hoy muy utilizado en eventos, como ampliación del alcance del mismo. Esta proyección en tiempo real que permite, gracias a las nuevas tecnologías, que otras personas con independencia de su ubicación física, puedan recibir y vivir en la lejanía, los mensajes y sensaciones de nuestro evento en tiempo real, es una herramienta muy potente para ampliar la participación e incrementar su impacto. Sin embargo, observamos que los formatos de eventos exclusivamente virtuales están muy poco utilizados: es significativo ver que ninguno de los asistentes a estos EMA-Talks ha organizado (o asistido plenamente a) un evento online todavía. Otra dimensión de la experiencia virtual sería las soluciones VR, que no se comentaron en este encuentro. En definitiva, acabamos de entender el concepto y sus aplicaciones prácticas. Ahora sabemos que es relativamente fácil difundir en tiempo real nuestros eventos para llegar a una audiencia mayor. También sabemos que hay muchas empresas especializadas y muchas las agencias que nos pueden ayudar a prestar este servicio.
             

             
Apps y captación de datos (pre y post). Las aplicaciones son hoy una herramienta madura, pero no necesaria en todos los eventos. De hecho, varios event managers (EM) destacaron que para eventos cortos, es complicado poner en marcha una app y que los participantes la utilicen ampliamente. A no ser que, como indicaba algún EM, sea una herramienta indispensable para el desarrollo del evento en cuyo caso su descarga y uso eran obligatorios para poder acceder al evento. De esta manera, queda claro que la app no es un juego sino un medio de interacción y participación. Se concluyó que, una vez más, entender bien a nuestra audiencia es fundamental para tomar la decisión de app si, app no.
             
También surge la cuestión: ¿App por evento o para todos los eventos? La mayor parte de los EMs comentaron que más que contratar una app para cada evento, la tendencia nos lleva a tener una app-plataforma, que se personaliza para cada evento y que, en su grado más excelente, se integra con el CRM (gestión de relaciones con el cliente en sus siglas en inglés), como una solución muy interesante.
             
Integración del CRM: deberes parcialmente hechos. Un aspecto importante de estas herramientas es su integración con el CRM. La mayoría de los EMs participantes lo tienen hecho para el sistema de registro, permitiendo así ver desde el CRM quién ha asistido a qué evento. Aquí está la gran promesa de la digitalización: poder saber de cada participante quién es, qué quiere ver y vivir en eventos, qué hace en eventos, qué productos le interesan… para de esta manera llegar a conocerle con cierta profundidad. Personalizar la comunicación que le dirigimos y la experiencia que le ofrecemos vivir, es sin duda una de las mayores inquietudes de todos los que tratamos con clientes. Sí, sí, respetando el temido Reglamento General de Protección de Datos…
             
Las redes sociales como complemento natural. Para los eventos con un público externo, las redes son hoy un ingrediente potentísimo y obviamente inevitable. Su expresión máxima sería la viralización de nuestro evento. Debatimos ampliamente sobre las distintas redes sociales y sus usos y posibilidades. Cada EM utilizaba unas u otras dependiendo de los objetivos: Twitter e Instagram son muy fuertes, pero Linkedin funciona de maravilla para eventos B2B a nivel de convocatoria, etc. Organización dentro de la empresa
             
¿Quién hace qué? Hicimos un rápido análisis de la casuística y encontramos tres posibilidades;
             
. Empresas donde es el departamento de digital quien prepara los canales y los pone a disposición de los equipos de eventos.
             
. El EM coordina todo, integrando la difusión digital en su actividad con “una visión 360”
             
. El EM incluye las redes sociales desde el principio, involucrando al departamento digital.
             
Adicionalmente, un EM comentó cómo su empresa tiene un centro de innovación con el cual colabora para aplicar novedades a sus eventos, integrando por ejemplo reconocimiento facial. Fascinante, ¿verdad?. ¿Cuál es tu caso?
             
Las dudas
             
La dificultad. Cuidado, algunos EMs reportaron haber tenido malas experiencias en el ámbito digital. En ocasiones es un mundo que promete mucho, pero en la realidad, en un entorno muy saturado de comunicaciones online, cuesta mucho que esta promesa se haga realidad.
             
¿Los queremos conectados, o no? Llega aquí una interesante paradoja, o quizás un cambio de idea. Antes, el organizador quería a sus asistentes siempre conectados, twitteando y conectando durante el evento. Muchos se dan cuenta de que esto les convierte en gente sin capacidad de atención y afectaba la comunicación de sus mensajes. Hoy la idea es tener momentos conectados, aparcando los móviles durante las sesiones de formación o comunicación.
             
¿Conclusión? No hay un camino único, sino muchas soluciones que se adaptan a cada empresa, evento, público. Y aunque este camino no será necesariamente fácil, los EMs presentes tienen hoy meridianamente claro que la digitalización es un ingrediente que ha llegado al evento para quedarse.
             
Si te ha gustado lo que has leído y crees que querrías participar en uno de nuestros EMA-Talks, anímate. Enviamos invitaciones a todos nuestros socios y siempre es una gran oportunidad para intercambiar experiencias, aprender y conectar con nuestros colegas. No tienen coste, invitamos a un picoteo y garantizamos las risas. ¿Qué más se puede pedir? Y si hubiera algún tema que quisieras tratar o alguna especialidad que quisieras compartir, no dudes en decírnoslo. En la EMA somos todo oídos.
             

             
Te esperamos en el próximo EMA-Talk!!!!!
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